Пять ключевых инструментов повышения эффективности бизнеса

Как избежать ошибок, которые не позволят вашему бизнесу расти кратно. Факторы, определяющие прочность и эффективность любого бизнеса.
visibility361 forum0
Алексей Хан
Предприниматель

Львиная доля повседневных задач, которые выполняют ваши сотрудники (с ошибками, порой критическими, опозданиями, напоминаниями, нервами, выговорами и выплатой зарплаты), могут быть перенесены под ответственность одной умной системы, одного «робота», который не спит, не ест, не уходит на обед, в курилку, в отпуск или декрет и не просит белой зарплаты и соцпакет.

Частичный или полный перенос ручного выполнения задач людьми под ответственность информационной системы или комплекса программно-аппаратного обеспечения называется автоматизацией бизнеса. Об этом я расскажу в следующих статьях.

Остальные же задачи, оставшиеся под контролем людей, все равно требуют внимания и контроля со стороны. Нанимать специальных надзирателей, которые будут следить за показателями сотрудников? Дорого и не эффективно — надзиратели тоже люди.

Какой выход? Все просто. Есть пять ключевых компонент, позволяющих повысить эффективность в любой компании:

1) Конечный продукт

У каждого сотрудника должен быть свой конечный «продукт», за который он отвечает, будь то конверсия из обращения в покупателя и средний чек (менеджер по продажам), стоимость обращения, их количество и аффинитивность (маркетолог), количество приготовленных блюд за единицу времени и их соответствие стандартам (повар), время выполнения типовой работы (мастер автосервиса) и так далее. 

2) Должностные инструкции

По каждому «продукту» должны быть прописаны четкие характеристики и требования, по которым будет оцениваться эффективность работы сотрудника. Более того, у каждого сотрудника должен быть прописан документ с описанием всех его должностных инструкций. 

Понимайте это так: «если этого нет в должностной инструкции, сотрудник этого делать не обязан» и «все, что написано в должностной инструкции, должно быть сделано в точном соответствии с написанным».

3) Система мотивации

Для поддержания интереса у сотрудников, повышения мотивации и эффективности работы, необходимо разработать грамотную систему мотивации, которая будет включать как бонусы, так и штрафы. Все условия должны быть прописаны максимально прозрачно и просто. 

Важно учитывать тот факт, что мотивация каждого отдельно взятого сотрудника должна зависеть исключительно от тех показателей, на которые он влияет непосредственно (эти показатели зависят только от него). 

Например, у менеджера по продажам основным продуктом является конверсия из обращения в покупку и средний чек — он непосредственно влияет на два этих показателя, тогда как количество продаж в большей степени зависит от числа входящих обращений, то есть, даже если менеджер продает как бог с конверсией 100%, 100% от нуля обращений будет 0, поэтому такой показатель не может быть использован в системе мотивации менеджера по продажам.

4) База знаний

Каждый раз, когда у ваших сотрудников возникает вопрос по тем или иным процессам, ваша прямая обязанность зафиксировать этот вопрос в Базе знаний и дать в ней развернутый ответ на этот вопрос.

Если вы или ваши сотрудники из раза в раз тратят время, отвечая на вопросы, на которые уже давным давно был дан ответ, вы сливаете свое время сквозь сито отсутствия Базы знаний.

База знаний CoffeLike

5) Система учета

Должна быть сформирована единая система учета показателей по каждому сотруднику (продукту) — мы контролируем только то, что считаем. Если вы не считаете свои показатели эффективности, ни о каком контроле речи быть не может.

Ниже представлен скриншот разработанной нами системы учета и автоматизации отчетности, которая автоматически подтягивает данные из CRM, рекламных кабинетов и веб-аналитики, формирует сводные отчеты с нужными показателями и отправляет их в нужные Telegram-чаты.

Например, у диспетчеров есть чат, в который каждый час приходит отчет с турнирной таблицей — показатели каждого диспетчера за текущий календарный месяц (с его ключевыми показателями эффективности). У мастеров-водителей — своя турнирная таблица с их ключевыми показателями.

Кстати, турнирная таблица — это отличный способ внедрить элемент игры (геймификацию) в ваш бизнес, создав дружественную атмосферу соперничества между сотрудниками в процессе работы — каждый видит успехи других и старается не отставать. 

От результатов в турнире за месяц зависят бонусы и премии сотрудников, поэтому данный способ вести учет и одновременно держать всех в курсе подойдет любой компании.

Если все компоненты собраны воедино, компания становится по-настоящему сильной машиной, которой не страшно заехать в самый эпицентр рыночного урагана и выстоять, когда другим станет худо, ведь каждый её сотрудник знает:

  • Свою ключевую задачу и конечный продукт;
  • Как будут оценивать эффективность его работы;
  • От чего зависят его премии и за что он заплатит штрафы;
  • Где найти ответы на все свои вопросы;
  • За его показателями следит беспристрастная система учета, которую нельзя ни задобрить, ни обмануть, которой нельзя пожаловаться и надавить на жалость.

В следующих статьях я подробнее рассмотрю каждый из этих пяти компонент, а также глубже копну тему автоматизации бизнеса в целом. Это очень интересный опыт и musthave для любой компании.

P.S. Если тебе понравилась эта статья, поставь лайк и поделись с друзьями — давай сделаем наш мир круче, изменив себя и собственный бизнес в лучшую сторону ?

Нажмите «Нравится», чтобы читать
Introvert Marketing в Facebook

Я уже читаю Introvert Marketing в Facebook